Путевые листы: что это такое, формы документа, для чего он нужен

Общее представление
Оформлять первичную документацию, используемую для контроля за работой персонала, подсчета пройденного километража и отслеживания маршрутов, необходимо на протяжении всего календарного года. Новые бланки для заполнения выдаются ежедневно, с обязательным разъяснением порядка оформления как вновь нанятым, так и привлеченным на временной основе работникам. Самый простой вариант — стандартная форма, утвержденная Минтрансом, однако при желании можно разработать шаблон самостоятельно, дополнив его нужными пунктами и разделами. Применяя путевые листы, организация, в распоряжении которой имеется собственный автопарк, получает информацию для точного расчета расходов по ГСМ.

Когда заполнять документы
Если продолжительность рейса выходит за рамки стандартного рабочего дня, то бланки оформляются перед отправлением, с последующим внесением в них актуальных сведений. Для предприятий, график которых предусматривает несколько последовательных выездов, самым удобным вариантом считается подготовка до начала первого маршрута. Подобная практика позволяет избежать ситуаций, при которых на руках у водителей оказываются только пустые формы, что является поводом для назначения штрафа.

Как правильно посчитать путевой лист
Основанием для расчетов служит информация о пройденном расстоянии, затраченном времени и расходе топлива. Данные, предоставленные за прошедшую смену, сопоставляются с нормативными значениями, что позволяет своевременно выявить как перерасход, так и экономию. Факторы, обуславливающие отклонение от оптимума, могут быть разными, и требуют более подробного изучения.

Стандартный алгоритм, используемый для определения плановых показателей, не представляет особой сложности. Достаточно перемножить дистанцию пробега и норму, указанную для транспортного средства, а затем разделить полученное произведение на сто километров. Характеристики расходования горюче-смазочных материалов конкретной маркой и моделью можно посмотреть в методических рекомендациях Минтранса (приложение к приказу № АМ-23-р). Если искомое значение отсутствует, то, как правило, рассчитать путевой лист легкового автомобиля помогает выбор схожего по основным параметрам ТС либо поиск сведений на официальном сайте производителя.

Фактический расход топлива рассчитывается по формуле математического вычитания. В качестве уменьшаемого выступает сумма запаса, оставшегося в баке перед отправлением в рейс, и ГСМ, заправленного за время прохождения маршрута. Вычитаемое — остаток на момент возвращения транспортного средства в гараж организации.

Если за время работы горючего было израсходовано меньше, чем должно было быть в соответствии с нормативом — возникает экономия. Соответственно, значение, превышающее норму, указывает на перерасход. При этом нужно учитывать специфику эксплуатации: как правило, в путевом листе предприятия учитываются корректирующие факторы, обусловленные:

Разной интенсивностью движения в городских и загородных условиях.
Степень износа эксплуатируемого автомобиля, определяющая интенсивность расхода.
Период и условия использования — доказано, что зимой или в непогоду машины по умолчанию тратят больше топлива, чем в летние и ясные дни.
Сделать расчеты еще более точными помогает учет дополнительных факторов. Так, например, на некоторых складских комплексах расстояние между въездными воротами и сектором выгрузки может составлять несколько сотен метров, что весьма редко принимается во внимание при подготовке отчетности. При этом систематические рейсы в подобные локации способны обеспечить разницу в пару-тройку километров, что существенно сказывается на корректности предоставляемых данных. Аналогичное влияние оказывают регулярные простои, использование специального навесного оборудования, а также иные обстоятельства, сопряженные с эксплуатацией авто.

Для формирования более наглядного представления рассмотрим простой пример. Допустим, строительная организация использует для перевозки расходных материалов в пределах Екатеринбурга бортовой грузовик ГАЗ 3309. Номинальное потребление топлива, заявленное производителем, составляет 21 литр на 100 километров. Коррекционный коэффициент, рекомендованный для городов с населением свыше одного миллиона, составляет 10%. В содержании путевого листа, назначение которого сводится к фиксации результатов работы, указано, что:

На момент выезда совокупный пробег ТС был равен 20 000 км, к концу рабочей смены — 20 170 км.
Запас горючего в баке перед отправлением — 15 литров, в ходе поездки дополнительно было заправлено еще 60 л. Итоговый остаток после завершения работы — 30 литров.
Исходя из вышеуказанных сведений, мы получаем возможность рассчитать, что дистанция, пройденная за день, составила 170 километров.

Теперь определяем сначала нормативное (21 х 170)/100 х 1,1 = 39,27 л.), а затем и фактическое значение расхода (15+60-30 = 45 л.). Разница между двумя результатами составляет 5,73 л., что указывает на перерасход со стороны водителя. При этом цифра не является окончательной — для уточнения нужно также проверить возможное влияние сопутствующих факторов, таких как холостая работа во время погрузки или разгрузки, необходимость продолжительного прогревания в зимний период и т.д. Наконец, чтобы определить нормативные и реальные затраты на топливо, достаточно воспользоваться стоимостью одного литра в качестве множителя.